Автоматизация гостиницы – комплекс SERVIO Hotel

Автоматизация гостиницы

Гостиничное дело в современном мире всесторонне развивается, и главной задачей в управлении отелем становится сервис высочайшего класса: грамотный гостиничный менеджмент и качественные гостиничные услуги. Предоставление хороших гостиничных услуг неразрывно связано с налаженной работой по управлению отелем. Все более актуальной для компаний гостиничной индустрии становится комплексная автоматизация гостиницы. Такая автоматизация гостиницы включает в себя автоматизирование процессов расчета с гостями, бронирования номеров, оплаты услуг агентов, туроператоров. Современная программа автоматизации гостиниц (HMS – Hotel Management System, PMS – Property Management System) включают в себя такие функции автоматизации:

• автоматизацию ресторанов и баров;
• автоматизацию систем управления гостиницей HMS;
• программа для отеля по онлайн-бронированию;
• система безопасности гостиниц;
• система управления персоналом отеля;
• система контроля доступа.

Сегодня автоматизация отелей требует использования современных технических решений для гостиничного и ресторанного бизнеса. При этом на рынке есть всего несколько программ, способных удовлетворить все требования заказчика. Ведь хорошая программа для гостиничного бизнеса должна учитывать не только автоматизацию взаимоотношений с клиентами, но управление гостиничным хозяйством и персоналом. В этом случае учитываются все нюансы управления гостиницей.

SERVIO Hotel – автоматизированная система управлением, которая обеспечивает слаженную работу всех без исключения гостиничных служб для организации качественного обслуживания и внимания к пожеланиям каждого клиента. Также эта программа для отеля четко разграничивает обязанности и функции сотрудников – это реализуется посредством индивидуального доступа к системе.

Информационная программа для гостиниц SERVIO Hotel вместе с другими программами, к примеру, бухгалтерской или системой управления рестораном, представляет собой центральный элемент управления, соединяя все потоки данных и регулируя все процессы.

Программа для гостиниц: возможности

Современная автоматизация отелей предполагает реализацию таких возможностей. Для управления номерным фондом:

• поэтажный план отеля;
• бронирование, резервирование номеров, выставление счетов клиентам, интернет-продажи;
• планирование текучей и будущей загрузки номеров, заездов в номера;
• планирование проведения встреч, семинаров и конференций;
• работа со сводной таблицей заселения этажа (так называемой «шахматкой»), которая отражает деятельность отеля за любой отрезок времени.

Для работы с клиентами:

• основная работа с клиентами: заселение, переселение, корректировка, продление;
• поддержание «черных» и «белых» списков гостей, а также VIP-категории;
• регистрация иностранных граждан.

Для работы с персоналом:

• учет рабочего времени;
• разграничение прав доступа;
• журнал действий пользователя;
• формирование заданий горничным, контролирование ремонтных работ;
• назначение задач и рабочих мест.

Для работы с документами:

• подготовка отчетов и сводок по требуемым показателям;
• работа по технологии внутреннего депозита или кредита;
• единая расчетная система посредством фискального регистратора.

Программа для отеля: преимущества

Предлагаемая программа для гостиничного бизнеса имеет следующие преимущества:

• исключен неравномерный износ номеров благодаря оптимальному распределению нагрузки;
• за счет удаленного доступа повышается эффективность управления гостиницей;
• программа для гостиниц позволяет составлять детальную карту на каждого гостя и использовать расширенный поиск для удобного управления клиентской базой;
• пользование системой облегчено системой подсказок, что снижает количество возможных ошибок;
• исключен «человеческий фактор» за счет защиты от критически опасных действий;
• программа работает непрерывно, что важно при ночном аудите;
• все события записываются, что позволяет лучше контролировать персонал;
• гибкая установка сезонов помогает быстро корректировать тарифы;

Объединение таких программ с другими системами управления позволяет создавать общую систему отчетов и расчетов, а также обеспечивать комплексность автоматизации.

Программа для отеля: модули системы

Программа SERVIO Hotel помогает максимально эффективно решать задачи, стоящие перед управляющими гостиницы. Данная система состоит из модулей, которые охватывают все функции работников отеля. Такая структура позволяет наиболее гибко подходить к реализации индивидуальных запросов клиентов.

Система имеет следующие модули:

1. Базовый.

   Облегчает работу с основными параметрами взаимоотношений с клиентами. Это регистрация и поселение, учет пожеланий гостя, бронирование номеров, отслеживание проживающих, ожидаемых и выехавших гостей, создание электронных карточек-ключей, фиксация сообщений, управление персоналом и другое для самой оптимальной работы портье.

2. Продажи.

   Модуль позволяет работать с компаниями-партнерами, просматривать статистику, редактировать курсы валют, устанавливать новые тарифы и анализировать уже существующие.

3. Бухгалтерия.

   Программа интегрирована с рядом ведущих прикладных бухгалтерских программ. Например, с 1С: Бухгалтерия. Это дает возможность выгружать данные из системы и проводить финансовую деятельность в согласии с законодательством.

4. Отчетность и статистика.

   Этот модуль держит управляющего всегда в курсе всего, что происходит в гостинице. Программа способна генерировать любую отчетность с сортировкой по нужным критериям.

5. Администрирование.

   SERVIO Hotel предлагает массу функций для управления и контроля над работой гостиницы: ведение истории гостя/компании, управление тарифами, работа с контрагентами и турагентствами, программа лояльности, развернутая отчетность.

6. Модули внешних систем.

   Каждый модуль работает, взаимодействую с другими, как слаженный механизм на всех управленческих этапах. Автоматизация ресторана, системы бронирования, электронные замки – это далеко не полный список модулей, дополняющих систему, которые расширяют возможности управляющего.

Программа для гостиниц: взаимодействие с внешними системами

SERVIO Hotel просто объединить с другими, уже работающими в отеле системами. Это и бухгалтерская программа, и система контроля доступа и многие другие. Если у вас нет таких систем, мы сможем подобрать самые выгодные из предлагаемых на рынке и подключить их к программе SERVIO Hotel.

Для современного отеля самыми необходимыми являются:

• система контроля доступа (СКУД). Она позволяет организовать гостиничное хозяйство таким образом, что гости могут пользоваться электронной картой как ключом, так и в ресторане, и в службе приема и размещения (для идентификации гостя), и во многих других операциях. Интеграция SERVIO Hotel и СКУД позволяет отслеживать наполнение номерного фонда и служебных зон в реальном времени, а также получать данные по посещаемости тех или иных зон гостиницы клиентами и сотрудниками;
Подробнее об электронных замках Onity
• управление баром/кафе/рестораном. Мы предлагаем программу SERVIO для автоматизации ресторана или кафе. Эта программа дает возможность автоматизировать буквально все процессы на вашем предприятии питания. Вы сможете администрировать зал, контролировать и планировать объем запасов, вести бухгалтерский учет, формировать меню, держать руку на пульсе безопасности, вести систему поощрения клиентов, анализировать происходящие процессы и т.д. SERVIO интегрируется с гостиничной программой SERVIO Hotel. Такое взаимодействие двух систем позволяет закрывать ресторанные и другие счета на определенный номер и автоматически проверять баланс лицевого счета, закрывать счета тех, кто не проживает в гостинице и др.;
<Подробнее о системе автоматизации ресторанного бизнеса SERVIO
• бухгалтерские системы. SERVIO Hotel интегрирована со многими прикладными бухгалтерскими программами, например с 1С: Бухгалтерия и другими. Вы сможете экспортировать данные из системы и вести деятельность в соответствии с законодательством. Перенос данных – автоматизирован, что исключает ошибки или некорректность со стороны персонала;
• интернет и телефонная тарификация. Программа SERVIO Hotel стыкуется с самыми разными системами телефонной тарификации, позволяющими производить расчеты с проживающими, а также навсегда решить вопросы внутреннего учета телефонных звонков. Система поможет проводить финансовый анализ переговоров по телефону, анализировать статистику загруженности линий и проч. Совместимость с программами интернет тарификации позволяет учитывать трафик по номерам, проводить ручное или автоматическое закрытие доступа. Возможет безлимитный доступ или оплата определенного количества трафика;
• интерактивное и платное телевидение. Система позволит подключить один или несколько каналов для платного просмотра. Она также обеспечит автоматическое предоставление такой услуги и включение ее в конечный счет;
• он-лайн бронирование. Возможность бронирования номеров прямо на сайте является очень важной функцией системы. Все заявки, полученные на сайте, автоматически регистрируются в программе. Это позволяет увеличить продажи и сделает поселение доступным и простым. У портье оказывается полная информация для работы с гостем. Без такого инструмента трудно представить современную гостиницу.

Программа для гостиничного бизнеса: внедрение

Автоматизация гостиницы проводится в несколько этапов:

1. Проведение исследований. На этом этапе определяются цели автоматизации и желаемый результат. Изучается структура гостиницы, определяются отделы, которые следует автоматизировать. Определяются также сторонние системы для сопутствующего использования.
2. Настройка системы. Создаются шаблоны исходящих документов (счета, карта гостя, отчеты и т.п.), строится схема поэтажного плана, создается таблица заселения номеров.
3. Установка системы. Система устанавливается в гостинице, производится настройка со сторонними системами, обучается персонал. Работа системы тестируется и вводится в эксплуатацию.
4. Техническое сопровождение. К вашим услугам: круглосуточная телефонная поддержка, удаленное сопровождение и выезды специалистов.